Автоматизация финансов: как оптимизировать финансовые рабочие процессы

Автоматизация финансовых процессов в онлайн-бизнесе может кардинально изменить ситуацию. При нынешних ручных процессах владельцы бизнеса и финансовые отделы застревают в рутине. 

Автоматизация программного обеспечения уже оптимизирует рабочие процессы и повышает эффективность в других областях бизнеса, таких как маркетинг, услуги по инвентаризации и даже управление персоналом. Так почему бы не использовать и финансы?

Что такое автоматизация финансов?

Автоматизация финансов - использование технологий для выполнения финансовых процессов и операций в бизнесе. Используя различные средства автоматизации, интегрированные с каналами продаж или платформами электронной коммерции, вы можете автоматизировать повторяющиеся задачи и получить ряд преимуществ для бизнеса.

Для оптимизации эффективности каждый инструмент автоматизации помогает настроить ряд задач, которые запускают набор заранее определенных шагов или действий, имитирующих то, что сделал бы человек в том же процессе. Вы можете настроить средства автоматизации под бизнес, и в редких случаях может потребоваться адаптировать операции под этот инструмент. Выбор правильного программного обеспечения - важная часть автоматизации финансов.

Преимущества финансовой автоматизации

Автоматизация ваших финансовых процессов может столкнуться с рядом проблем, таких как сопротивление изменениям или незнание новых технологий. 

Основными преимуществами финансовой автоматизации являются:

• Уменьшает количество человеческих ошибок
• Экономит время и, следовательно, затраты
• Оптимизирует денежные потоки
• Повышает прозрачность бизнес-операций
• Повышает удовлетворенность сотрудников. 

Какие финансовые процессы следует автоматизировать?

Хотите знать, с чего начать? Первый шаг - определить те части бизнес-деятельности, которые являются подходящими кандидатами на автоматизацию. Вот 6 из них, на которые стоит обратить внимание:

• Дебиторская задолженность
• Кредиторская задолженность
• Платежная ведомость
• Автоматическое выставление счетов
• Отчетность и анализ
• Налоговые решения

1. Дебиторская задолженность

Дебиторская задолженность - средства, которые клиенты должны компании. Чтобы быть в курсе этого, вы можете автоматизировать такие задачи, как создание повторяющихся счетов-фактур, отправка напоминаний о просроченных платежах и обработка повторяющихся платежей по кредитным картам. Вы также можете внедрить автоматические сообщения, побуждающие клиентов оплатить онлайн, что позволит отказаться от ручного ввода данных.

2. Кредиторская задолженность

Кредиторская задолженность - денежные средства, которые предприятие должно поставщикам. Своевременное погашение задолженности имеет решающее значение для предотвращения напряженных отношений с поставщиками, несвоевременных платежей и ущерба репутации.

3. Расчет заработной платы

Расчет заработной платы - еще один бухгалтерский процесс, который давно пора автоматизировать. Снимите часть нагрузки как с финансового персонала, так и с руководителей высшего звена, автоматизировав такие задачи, как добавление сотрудников в систему, установление различных ставок и окладов и обработка платежной ведомости по заранее установленному графику, а также отслеживая их выходные дни и посещаемость.

4. Автоматическое выставление счетов-фактур

Автоматическое выставление счетов-фактур может принести огромную пользу бухгалтерии и всему бизнесу. Это экономит много времени для команды по расчетам с кредиторами, а также помогает снизить риск ошибок, особенно благодаря тому, что данные о счетах-фактурах могут автоматически извлекаться и обновляться в базе данных.

5. Отчетность и анализ

Успешные финансовые отделы готовят последовательные отчеты для углубленного анализа, в которых содержатся важные сведения, полезные для фирмы. Чем больше вы оцифруете этот процесс, тем легче будет быстро принимать бизнес-решения на основе данных в режиме реального времени.

Автоматизированные инструменты анализа объединяют финансовые данные из различных подключенных приложений и систем. Они также отслеживают ключевые показатели эффективности (KPI), такие как конверсии, эффективность работы отдела, движение денежных средств и многое другое.

6. Налоговые решения

Первое большое преимущество автоматизации соблюдения налогового законодательства заключается в том, что программное обеспечение или плагин для электронной коммерции автоматически рассчитывает налоги в процессе оформления заказа и применяет их к продаже. 

Продажи, расходы, возвраты, налоги на ввод и вывод продукции – все эти транзакции и финансы будут четко и надежно храниться в приложении. Таким образом, не придется просматривать массу неорганизованных документов или подсчитывать какие-либо цифры, чтобы подать декларации.

Как внедрить автоматизацию финансов

1. Определите рабочие процессы, которые необходимо автоматизировать

Не пытайтесь автоматизировать все сразу; лучше всего четко и целенаправленно расставлять приоритеты.

Есть несколько примеров финансовых процессов, которые необходимо автоматизировать. У них есть несколько общих черт:

• Они не требуют высокого уровня человеческого участия или личных связей.
• Они не требуют творческого подхода или стратегического мышления.
• Это повторяющиеся задачи.

2. Выберите правильные инструменты автоматизации и программное обеспечение

Автоматизация основана на наличии подходящей технологии для выполнения текущей работы. Например, если цель - оптимизировать способ обмена документами и их хранения, вы можете воспользоваться программным обеспечением для виртуальной связи, чтобы упростить процесс отправки и получения электронных факсов и устранить необходимость в физических аппаратах и большом количестве бумажных документов.

3. Назначьте владельца

Полезно назначить кого-то (одного человека или команду) для наблюдения и общего руководства процессом. Его работа заключается в поддержании рабочих процессов, оптимизации операций, обеспечении бесперебойной работы и устранении любых ошибок.

На постоянной основе они отвечают за получение информации о любых обновлениях программного обеспечения или выпусках продуктов с помощью программного инструмента. Они также должны корректировать рабочие процессы в соответствии с развитием бизнеса.

4. Настройка рабочих процессов

Теперь перейдем к главному событию: настройке автоматизации рабочих процессов. Каждый рабочий процесс должен состоять из следующих компонентов: триггера, действия и результата. Разберем, что они означают, с примерами каждого из них. Триггер - предопределенное событие, которое запускает автоматизацию. 

5. Протестируйте автоматизацию

Последним шагом после того, как все настроено, является внутреннее тестирование рабочих процессов. Убедитесь, что они работают должным образом и все проходит гладко. Это позволяет избежать ошибок или сбоев в работе, с которыми сталкиваются клиенты. В этом случае команда может спокойно отойти от дел и сосредоточиться на более ценной работе.

Вывод

При продуманной стратегии бизнес сможет воспользоваться возможностями автоматизации – как в финансовой сфере, так и за ее пределами! Самый важный шаг - это начать работу.