Как использовать автоматизацию бизнеса для повышения эффективности

Автоматизация бизнеса позволяет выполнять задачи на автопилоте, освобождая время для того, чтобы сосредоточиться на развитии бренда.

Крупнейшие компании работают быстро и эффективно, и это не потому, что у них есть армии работников, которые трудятся над ручными процессами, такими как обновление бухгалтерских книг и написание товарных этикеток. В чем их секрет? Они заменяют ручные задачи инструментами автоматизации бизнес-процессов. 

Благодаря значительным достижениям в области искусственного интеллекта, машинного обучения и автоматизации роботизированных процессов компьютеры и роботы могут управлять многими бизнес-процессами - от приема на работу новых сотрудников до управления взаимоотношениями с клиентами. 

Если вы хотите автоматизировать бизнес-процессы в своей организации, узнайте, какие виды автоматизации бизнеса могут вам подойти.

Что такое автоматизация бизнеса?

Автоматизация бизнеса - процесс автоматизации рутинных бизнес-операций, выполняемых вручную, с помощью компьютерных и роботизированных систем. Компании используют эти технологии автоматизации бизнеса для решения повторяющихся задач, позволяя сотрудникам сосредоточиться на других обязанностях, таких как разработка стратегии или работа с клиентами.

Благодаря достижениям в области программного обеспечения для автоматизации процессов программные роботы могут выполнять многие рутинные задачи, такие как ввод данных и выставление счетов. Если вы занимаетесь малым бизнесом, инструменты автоматизации бизнеса могут помочь сократить штат сотрудников или перенаправить их на новые проекты, особенно те, где для достижения успеха требуется участие человека.

Преимущества автоматизации бизнеса

Вот способы, с помощью которых автоматизированные процессы могут привести к улучшению бизнес-результатов:

• Повышение эффективности

Автоматизация документооборота позволяет выполнять задачи в правильном порядке и в установленные сроки. Поскольку многие средства автоматизации требуют минимального вмешательства человека, они позволяют сотрудникам сосредоточиться на более важных задачах и сложных процессах. Например, если программное обеспечение для автоматизации выполняет повторяющиеся кадровые процессы, такие как прием сотрудников на работу, отдел кадров может тратить больше времени на такие вещи, как вмешательство в конфликтные ситуации.

• Экономия средств

Когда вы передаете управление бизнес-процессами программному обеспечению и машинам, вы можете сэкономить деньги, не жертвуя при этом качеством работы. Вы можете работать с более компактной рабочей силой, что сокращает расходы на заработную плату. В то же время средства автоматизации часто сокращают количество ошибок в данных, которые могут возникать, когда люди выполняют повторяющиеся задачи.

• Упрощение процесса принятия решений

Изучив существующие процессы, вы сможете выявить недостатки и улучшить организацию рабочего процесса. Средства автоматизации могут помочь в этом с помощью анализа процессов, который заключается в извлечении ценных данных о ваших основных процессах, например, о том, сколько раз вы общались с клиентом в ходе продажи. Эти данные могут помочь в принятии решений. 

• Улучшение качества обслуживания клиентов

Вы сможете постоянно поддерживать связь со своими клиентами. Например, вы можете автоматизировать повторяющиеся задачи в системе управления взаимоотношениями с клиентами (CRM), такие как автоматическая отправка сообщений покупателям или обновление информации о клиентах. 

Автоматизация бизнеса также может повысить удовлетворенность клиентов, ориентируя усилия по продажам и маркетингу на конкретных людей. Используя инструменты автоматизации маркетинга, вы можете персонализировать маркетинговые усилия и предоставлять релевантный контент целевым клиентам.

• Повышение удовлетворенности сотрудников

Автоматизация может упростить процессы адаптации сотрудников, облегчая ввод в курс дела новых сотрудников. Автоматизация также может помочь существующим сотрудникам. Например, система внутренних коммуникаций может автоматически отправлять сообщения соответствующим сотрудникам, не затрагивая тех, кому они не нужны. 

• Масштабируемость

Автоматизация может помочь предприятиям легче масштабировать деятельность. Когда машины справляются с управлением рабочими процессами, становится проще привлекать больше клиентов, открывать новые офисы и расширять услуги.

4 вида автоматизации бизнеса

Автоматизация бизнеса описывает несколько способов перехода от работы человека к автоматизированной работе на базе машин. Возможно, вы обнаружите, что одна из этих систем автоматизации соответствует потребностям, в то время как другие менее подходят для работы. Вот четыре основных типа автоматизации бизнеса: 

1. Базовая автоматизация

Базовая автоматизация включает в себя автоматизацию простых задач, основанных на правилах, таких как ввод данных, предварительная рассылка электронных писем и планирование встреч. Базовая автоматизация не требует продвинутого программного обеспечения с искусственным интеллектом или значительного вмешательства человека.

2. Автоматизация рабочего процесса

Автоматизация документооборота касается взаимодействия различных подразделений или отдельных лиц в организации. Например, вы можете использовать автоматизацию документооборота для ускорения процесса утверждения заказов на поставку, оптимизации процесса приема на работу новых сотрудников или создания списка рассылки клиентов.

3. Интеллектуальная автоматизация

Эта более продвинутая форма автоматизации предполагает использование искусственного интеллекта и машинного обучения для автоматизации сложных задач, связанных с принятием решений и решением проблем. Бизнес-пользователи могут использовать широкие возможности ИИ в области автоматизации для достижения лучших бизнес-результатов. Они могут использовать искусственный интеллект для анализа данных, обработки запросов на обслуживание клиентов или контроля за управлением поставщиками.

4. Автоматизация управления бизнес-процессами

Автоматизация управления бизнес-процессами (BPM) предполагает автоматизацию всех бизнес-процессов от начала до конца. Например, вы могли бы автоматизировать всю цепочку поставок, от закупок до доставки, или весь процесс продаж, от привлечения потенциальных клиентов до заключения сделок. Такая кардинальная цифровая трансформация может привести к изменению бизнес-моделей в вашей компании.

4 примера автоматизации бизнеса

Вот четыре возможных сценария, в которых автоматизированные процессы преобразуют бизнес-операции:

1. Маркетинговые кампании

Команда маркетологов может использовать инструменты искусственного интеллекта для автоматизации кампаний по электронной почте, публикаций в социальных сетях и таргетированной рекламы. Команда устанавливает определенные бизнес-правила в рамках платформы, такие как отправка приветственных писем новым подписчикам или продвижение определенных продуктов на основе поведения клиентов. Такая автоматизация маркетинга не только экономит время, но и гарантирует, что маркетинговые сообщения дойдут до нужной аудитории в нужное время.

2. Адаптация персонала

Отдел кадров может автоматизировать процесс адаптации своих сотрудников, используя централизованную систему управления персоналом для отправки приветственных электронных писем, планирования ознакомительных сессий и предоставления необходимых учебных материалов. Это сокращает ручную работу сотрудников отдела кадров и помогает поддерживать постоянный процесс адаптации.

3. Обработка счетов-фактур

Финансовый отдел может использовать программное обеспечение для автоматизации процесса обработки счетов. Система может автоматически утверждать счета на определенную сумму, отмечать те, которые требуют одобрения руководства, и сопоставлять счета с заказами на покупку и квитанциями о доставке. Такая автоматизация сводит к минимуму ошибки и ускоряет обработку платежей.

4. Служба поддержки клиентов

Команда обслуживания клиентов может внедрить автоматизированную систему продажи билетов для управления запросами клиентов и поддержки. Система на базе искусственного интеллекта определяет приоритетность билетов в зависимости от срочности и статуса клиента, назначает их соответствующим агентам службы поддержки и отправляет клиентам электронные письма с подтверждением. Благодаря централизации этих задач на единой платформе сотрудники службы поддержки клиентов могут быстрее реагировать на запросы, повышать удовлетворенность клиентов и следить за тем, чтобы они не пропускали ни одной заявки.

Вывод

Вы можете автоматизировать многие бизнес-процессы, включая маркетинговые кампании, обслуживание клиентов, кадровые задачи, обработку счетов-фактур и управление данными, чтобы повысить эффективность и сократить объем ручной работы.