9 простых способов заставить занятых людей отвечать на электронные письма

Интересные выводы высказало недавнее исследование о том, что сотрудники тратят целых 4,1 часа в неделю на взаимодействие с электронной почтой. Оказывается, несмотря на наличие различных инструментов, сотрудники все равно предпочитают использовать электронную почту чаще, чем когда-либо. Иногда может занять до 25 минут, чтобы вернуться к обязанностям после того, как мы прерываемся на проверку и чтение почты в течение рабочего дня. Значительная часть рабочей недели уходит на эти дела.

Как писать электронные письма, на которые действительно будут отвечать контакты

1. Укажите тему письма с описанием.

Для того чтобы гарантировать ответ на электронное сообщение, необходимо правильно оформить описание темы. Убедитесь, что в теме указана основная причина отправки письма, чтобы привлечь внимание получателя. Лучше всего придерживаться краткого и ясного стиля без излишних подробностей. Важно избегать длинных фраз и выделять только ключевую информацию в теме письма.

Фразы, которых следует избегать:

• "Регистрируюсь"
• "Затрагиваю тему"
• "Продолжаю"

Темы для обсуждения:

• "Ответ на вопрос относительно поста в блоге".
• "Планы на встречу на понедельник"
• "Интересные статистические данные: 43% потребителей предпочитают видеоконтент".

2) Быстро переключайтесь на основной вопрос.

Не тратьте время на уточнение данных о компании или предоставление учетных данных. Сразу вступайте в суть дела в начале электронного письма, чтобы получатель сразу понял, что от него требуется.

Призыв к действию - это ключ к успешному электронному письму. Начните с вступительного приветствия, затем причина для отправки сообщения, далее подробности, и только после этого - заключительное приветствие. Такой порядок подходит для тех, кто быстро теряет интерес и требует ясности. Используйте простой язык, избегайте сложных конструкций. Чем понятнее письмо, тем быстрее получите ответ.

3) Используйте цифры.

Получатели в электронном письме замечают цифры, записанные числами (23), их внимание привлекает больше, чем слова (двадцать три), что подтверждено исследованиями о привычке интернет-пользователей быстро просматривать информацию в сети. Статистические данные в виде цифр повышают доверие к письму, так как они представляют факты, на которые получатель может отреагировать. Используйте цифры разнообразно для привлечения и удержания внимания в электронной почте.

4)  Делайте как можно короче.

Анализ последних пяти лет электронной почты показал, что короткие письма ускоряют отклик. Это экономит время, потраченное на чтение и ответы на письма. Сокращение содержания писем позволяет сделать работу более продуктивной. Для этого можно использовать цифры, избегать лишних слов и внимательно подходить к форматированию.

Для эффективного написания электронного письма следует учитывать, что использование маркеров или нумерованного списка поможет структурировать информацию. Это связано с тем, что маркеры не требуют полных предложений, что позволяет передать суть сообщения, используя меньше слов. Рекомендуется, чтобы длина письма не превышала 200 слов, учитывая, что средняя скорость чтения с экрана составляет 200 слов в минуту. Важно придерживаться данного правила для повышения читаемости и понимания текста.

5)  Используйте маркеры.

Для привлечения внимания читателя важно использовать маркеры в электронных письмах. Маркированные или нумерованные списки помогают четко обозначить шаги в процессе, что важно для документирования встреч или инициатив по электронной почте.

Чтобы достичь максимального эффекта, рекомендуется использовать три маркера или пронумерованные пункты в электронных письмах. Исследования показывают, что мозгу приятно рассматривать три варианта, поэтому такой подход будет эффективным.

6) Не забывайте задать себе вопрос "и что?" при работе с маркерами и списками в письмах.

Важно помнить, что просьба, выраженная в электронном сообщении, не всегда находит отклик у адресата. Поэтому необходимо уделить внимание тому, чтобы ваше письмо вызывало интерес и у получателя возник вопрос "зачем это мне?". Представив причину вашей просьбы или просьбы о помощи в письме, вы способствуете тому, чтобы получатель мог ответить утвердительно.

7) Формулируйте свой запрос четко и ясно. 

В некоторых электронных письмах просьбы выражены четко, а в некоторых нет. Убедитесь, что в письме указано конкретно, что именно вы ожидаете от получателя, чтобы ему было проще дать ответ.

Важно помнить, что последняя строка в электронном сообщении может оставить наибольшее впечатление на получателя. Поэтому убедитесь, что эта фраза четко формулирует запрос о дальнейших действиях. Необходимо начать письмо с короткого вступления о причине его отправки и предоставить получателю необходимую информацию. Будь то запрос на редактирование блога, приглашение на собрание или просто информационное уведомление, важно завершить сообщение ясной просьбой о последующих шагах. В случае, если ответ не поступит немедленно, получатель сможет легко вспомнить, что ему нужно будет сделать в дальнейшем.

8) Знайте, когда нужно перенести сообщение в автономный режим.

Не всегда необходимо прибегать к почте. Лучше позвонить или устроить виртуальную встречу. Если возникает необходимость в других способах связи, возможно, стоит обсудить важные моменты лично. Если нет времени на отправку электронного письма, попробуйте связаться быстрее через офис или мессенджер.

Для того чтобы эффективно передать мысль, подумайте о том, чтобы создать подборку слайдов для презентации на собрании, если вы считаете, что потребуется несколько абзацев. 

9) Если нужны ответы на несколько сложных вопросов, лучше отправить приглашение на встречу, включив вопросы в описание мероприятия, чтобы участники могли подготовиться заранее. Хорошим показателем того, стоит ли переводить сообщение в автономный режим, является время, которое потребуется на отправку письма. Если приходится постоянно редактировать текст, чтобы сделать замечания более понятными, это может означать, что они непонятны получателю. 

Главное - укажите контекст в описании мероприятия или в предварительном электронном письме, чтобы участники могли быть готовы к разговору заранее.

Вывод

Максимально расширьте свои знания в области стратегии email-маркетинга, применяя доступные бесплатные ресурсы и руководства, которые можно адаптировать под индивидуальные потребности вашего бренда.